Les office managers sont pleins de ressources mais certaines compétences sont plus importantes que les autres. Voici les 5 qualités à rechercher pour un office manager de talent.

 

 

 

Pour être un bon office manager, il faut avoir des compétences variées. Nous vous présentons ici les cinq principales qualités à rechercher lors du recrutement d'un office manager.

 

1. Optimisme

Votre office manager est peut-être la première personne que l'on rencontre en entrant dans vos locaux. Qu'il s'agisse d'un investisseur potentiel, d'un nouvel employé ou d'un client fidèle, le comportement du chef de bureau contribuera à créer sa première impression de votre entreprise.

En observant d'excellents chefs de bureau, vous remarquerez qu'ils ont souvent une attitude naturellement positive et un style de communication amical. Dans un poste où ils interagissent avec un grand nombre d'employés, de clients et de parties prenantes, avoir une attitude optimiste est une compétence essentielle, car l'entreprise attend d'eux qu'ils maintiennent le moral et exercent une influence positive au bureau.

 

2. L'initiative et l'anticipation des besoins

Les office managers doivent être capables de réagir aux défis et d'anticiper les besoins. Dans leur rôle réactif, les office managers seront confrontés à des demandes incessantes de la part des employés de l'organisation. Ils devront faire preuve d'initiative pour hiérarchiser les demandes et trouver des moyens de rationaliser leur propre flux de travail. Pour maximiser leur efficacité, ils doivent également être capables d'anticiper certains besoins et les demandes récurrentes.

 

3. Intérêt actif pour le bien-être de l'entreprise

Un bon office manager s'efforcera de faire progresser le succès global de l'organisation. Cet intérêt actif pour le bien-être de l'entreprise lui permettra d'aborder chaque tâche et chaque demande dans le contexte du fonctionnement de l'ensemble du bureau. Cela lui permettra également d'identifier et d'améliorer les aspects de la vie de bureau qui favoriseront le succès futur de l'entreprise.

 

4. D'excellentes compétences en communication

Les chefs de bureau ne communiquent pas souvent avec les clients et, de ce fait, l'importance des compétences en communication dans ce rôle est souvent négligée. Pourtant, il est important pour un chef de bureau d'être un communicateur efficace.

Souvent, le chef de bureau supervise la mise en œuvre des politiques de l'entreprise. Il doit communiquer soigneusement et clairement le raisonnement qui sous-tend les changements et réussir à encourager ses collègues à adhérer à ces nouvelles politiques. Il sera souvent le premier point de contact pour les questions concernant les politiques de l'entreprise, les changements et les nouvelles orientations. Comme vous pouvez le constater, les compétences en communication sont indispensables.

 

5. La capacité d'être accessible et amical

Un office manager doit être accessible, tant en termes de disponibilité que de personnalité chaleureuse et abordable. Les employés doivent sentir qu'ils peuvent toujours parler à leur office manager de leurs demandes et de leurs questions.

Le fait d'être abordable et facilement accessible aidera également les nouveaux office managers à s'installer dans leur nouveau rôle et à établir rapidement des relations importantes avec leur nouvelle équipe. Si les employés sentent qu'ils ont une relation personnelle et professionnelle avec leur chef de bureau, ils auront l'impression d'avoir une voix dans l'organisation et d'être appréciés par quelqu'un qui peut influencer le changement organisationnel.

 

5. Capacité d'adaptation et d'apprentissage 

La pandémie de covid-19 a entraîné plusieurs changements dans les lieux de travail où les employés ont dû pivoter et s'adapter rapidement à la nouvelle façon de travailler à distance ou hybride. Dans de telles circonstances, le rôle d'un office manager assume une responsabilité encore plus grande et un rôle actif. Votre office manager doit être capable d'apprendre rapidement les nouvelles technologies et de gérer en douceur les besoins des employés à distance et de les aider. 

 

Les qualités d'un office manager idéal

Le gestionnaire de bureau est un poste de gestion spécialisé qui exige d'être en contact avec tous les éléments d'une entreprise. Un bon directeur de bureau est souvent le signe d'un environnement de bureau réussi et productif, et avoir ce genre d'impact nécessite un certain nombre de compétences. Recherchez un candidat présentant ces caractéristiques pour trouver un office manager qui peut vraiment avoir un impact.