Tout bon entrepreneur qui se respecte a forcemment lu la semaine de 4h du merveilleux Timothy Ferriss. Dans ce livre il préconise notamment un conseil radicalement judicieux pour les entrepreneurs qui ne parviennent plus à créer de valeur sur le long terme et donc à se différencier de la concurrence : Déléguer les tâches chronophages pour trois fois rien en externalisant les missions à des secrétaires indépendantes offshore. *
Les secrétaires offshore ne coûtent en effet pas très cher ...
En moyenne, lorsqu'on sait qu' une heure se secrétariat salarié peut coûter jusqu'à 60 euros de l'heure en comptant les charges patronales, on se dit qu'on est déjà très heureux de pouvoir trouver une secrétaire indépendante compétente et professionnelle en France pour un tarif horaire hors taxe souvent divisé par deux. Aujourd'hui la moyenne du marché est situé à 30e HT de l'heure environ, frais divers de plateformes et autres intermédiaires exclus. Ainsi, lorsque l'on se retrouve à naviguer sur internet pour trouver des offres de secrétaires malgaches qui proposent leurs services pour moins de 1 euro de l'heure, c'est indéniablement séduisant d'un point de de vue strictement financier.
Attention à l'encadrement des services proposés ...
Pour une telle différence de prix, ne vous attendez pas à un niveau de service similaire. C'est impossible. Tout d'abord, les secrétaires offshore fonctionnement généralement sur devis uniquement sans définir de conditions générales de prestations de services qui encadrent le déroulé de la mission et proposent un frame juridique. Ainsi, si jamais un erreur venait à se produire ou un document important venait à fuiter, le fait de ne pas avoir signer de clause de confidentialité ou de CGS ne vous permettrait pas de faire valoir vos droits sur le préjudice subit. Il est donc très important d'anticiper ces failles contractuelles possibles avant de faire appel à votre télésecrétaire.
Attention à la compréhension des cahiers des charges soumis ...
EN temps normal, il est déjà très important de passer du temps qualitatif pour rédiger des cahiers des charges clairs et précis à destination des secrétaires indépendantes qui vont prendre en charge vos missions. Ceux ci doivent donner accès à l'ensemble des outils et données nécessaires pour mener à bien les demandes et atteindre les objectifs fixés. Néanmoins, si celui ci venait à être light ou incomplet, une secrétaire indépendante formée et compétente saurait déceler les manquements et vous demander, grâce à ses soft skills, une complétion plus aboutie des pré requis de missions. N'attendez pas une telle pro-activité de la part de secrétaires offshore qui ne sauront se concentrer que sur de l'exécution pur et dur. La qualité et la disponibilité se paye....
Attention à la restitution des éléments demandés...
Comme on l'a dit, la proactivité ne sera pas de rigueur puisque l'ensemble du temps sera réservé à l'exécution. Dans le cadre d'une mission complexe qui nécessite une revue assidue d'éléments et une parfaite organisation, il paraît risqué de compter sur une secrétaire offshore. En effet, une erreur qui comdamnerait la restitution du dossier et donc potentiellement un paiement ne serait volontairement pas identifiée par la plupart des professionnelles qui préféreront assurer une restitution globale et assurer une rentrée d'argent quitte à ne pas fidéliser leurs clients. Une secrétaire professionnelle française peut en revanche être identifiée sur ses soft skills, ses capacités de rigueur et son intégrité pour une comptabilité parfaite avec les exigences que chaque mission requiert.
Néanmoins la secrétaire indépendante offshore peut exécuter des tâches très basiques.
On aura compris que les missions nécessitant une part d'investissement, une forte rigueur et des soft skills ne seront pas à privilégier pour les services de secrétariat offshore. En revanche, pour des missions basiques ne nécessitant aucune valeur ajoutée et pouvant être réalisées de manière automatique peuvent convenir à tout type de profil. Peut être une manière de faire un mix dépenses judicieux dans le sourcing de ses professionnels du secrétariat.
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Monica Bellucci
