Secrétaire indépendante : zoom sur les soft skills !

Vous en entendez partout parler, vous voyez peut être certaines de vos connaissances embrasser ce métier sans savoir ce que c'est et pourtant vous vous y intéresser pour les avantages prétendus qu'il suppose : le métier de secrétaire indépendante est aujourd'hui encore peu connu et relativement mal encadré d'un point de vue juridique ou au sur les compétences réellement requises. Explications.

Ne vous méprenez pas, ne devient pas télésecrétaire qui veut. Déjà il faut casser le mythe de croire que les télésecrétaires actuelles sont toutes des anciennes secrétaires salariées qui ont choisi, sur un coup de tête, de quitter leur entreprise pour s'installer à leur compte et couler des jours heureux. Faux. Au contraire, la plupart des secrétaires traditionnelles n'ont pas les compétences nécessaires pour ce job qui requiert énormément de soft skills souvent très propres aux esprits résolument tournés vers l'entrepreneuriat. 


1. La télésecrétaire fait preuve d'une intelligence émotionnelle développée. 

Unutile de décrire une fiche métier qui résumerait les types de missions possible d'une secrétaire qu'elle en remote ou en présentiel. Les compétences les plus importantes sur ce métier restent les soft skills. La prédominante reste sûrement l'intelligence émotionnelle où dans le cadre de contacts virtuels, écrits ou téléphones avec son missionneur, il faut savoir faire preuve d'empathie et de projection pour anticiper son état d'esprit et adapter ses réponses, sa proactivité, le type d'échange possible et le ton à adopter. Certains vont privilégier les personnes qui suivent le dossier à la lettre, d'autres vont privilégier les échanges informels plus simples. A vous de vous adapter. 

2. Il faut savoir intégrer rapidement le feedback sans être décontenancée. 

Rares sont les travailleurs qui dans le cadre de leur premier jour ont tout réussi parfaitement du premier jet. Il faut donc accepter l'erreur et l'imperfection de votre côté et poser les règles simplement dès le départ en précisant que dans le cadre d'un rendu imparfait, vous êtes ouverte à la critique pour corriger le sujet et au passage développer vos compétences pour mieux servir ou "délivrer" la mission par la suite. Cette ouverture d'esprit sera toujours appréciée et rassure énormément les chefs d'entreprises, surtout pour la première collaboration. 

3. Soyez professionnelle et respectez la confidentialité de votre employeur

Il est très facile de se laisser tenter par le phénomène de la pause café et encore plus lorsque l'on travaille depuis chez soi et que l'on aime s'attribuer des pauses en "coupant" et parlant à des amies ou proches. Nous sommes dans un monde où tout peut fuiter. Votre client s'attend à un respect total de la confidentialité des documents et données partagés. Tout non respect serait d'ailleurs un manquement sévère aux conditions générales de prestations de services supposées de ce métier et pourrait engendrer des représailles juridiques. 

4. Soyez intègre et ne cachez rien

Si parmi une cinquantaine de tâches à traiter il y a des éléments que vous n'avez pas réussi à faire à temps ou que vous n'avez pas été en mesure de traiter pour un manque de connaissance ou compétence, soyez honnête et n'essayez pas de noyer le poisson dans l'océan. L'erreur éclatera forcement à un moment ou un autre et vous condamnez alors toute potentielle reconduction de mission. Ca serait dommage. La transparence sera toujours grandemande appréciée. 

5. Ayez une rigueur sans faille

Qu'il s'agisse de la ponctualité dans le respect des deadlines imposées ou dans l'organsiation des comptes-rendus de missions, pensez toujours que vous vous adressez à des chefs d'entreprises qui ont des centaines de choses à traiter toutes les heures et qu'ils apprécieront savoir et sentir que grâce à vous, tout est sous contrôle. C'est un sentiment que tout patron cherche en recrutant des salariés ou des Freelance qui doivent être des helpers plutôt que des restrainers. Alors que ce soit sur le fond ou sur la forme, soyez concise et précise dans la restitution de vos travaux. 

6. Enfin sachez gardez un style assertif pour recadrer si nécessaire 

Si un devis a lieu d'être c'est bien pour préciser le contenu de la mission. Si des conditions générales de prestations de services ont lieu d'être c'est bien pour préciser les termes et conditions des missions. A l'instar d'un cachier des charges pour un développeur de site web, votre mission doit être encadrée. Si pour x raisons vous attestez un manquement dans le brief ou que les missions proposées et demandées évoluent hors cadre, n'hésitez pas à le mentionner de manière officielle dans une forme courtoise et invitant à repenser les choses pour re-coller à la mission pour laquelle vous avez été engagée. Il convient alors d'adopter un message relativement ferme mais dans une forme souple, tout l'art du style assertif. 


Comme vous pouvez le constatez, le métier de secrétaire indépendante va bien au delà d'une simple ficher métier. La particularité s'origine dans la recherche des compétences, plus orientées vers les qualités humaines propres à chacun plus que dans les compétences métier qui peuvent être acquises suite à des formations dédiées.