Monica Bellucci
Engager une secrétaire ou missionner une télésecrétaire en freelance? La question peut se poser notamment pour certaines activités naissantes ou soumises à de fortes saisonnalités et ne nécessitant pas un temps plein. Revue des avantages pour un chef d'entreprise de réserver une secrétaire indépendante.
Lorsqu'on démarre une activité de start up, il est courant de dépenser beaucoup d'énergie, de temps et d'argent dans la mise en vie de ses idées, en commencant par investir dans les éléments qui structurent réellement l'activité d'un point de vue juridique et financier comme la rédaction des statuts, le suivi par un avocat ou encore les frais d'expertise comptable sur lesquels on ne souhaite pas vraiment faire l'impasse. Néanmoins chers chefs d'entreprise, n'oubliez pas que votre idée est votre bébé, et vous êtes l'âme et l'adn de votre entreprise et de la valeur que vous souhaitez y apporter. Il convient donc, de toutes les manières de se libérer du temps qualitatif pour véritablement créer de la valeur sur votre offre. Pour y parvenir, la secrétaire indépendante sera un de vous principaux atouts.
1. La secrétaire indépendante peut traiter vos relances de facturation.
Un des postes les plus consommateurs de temps et d'energie lorsque l'on commence une entreprise en patron de start up est l'organisation de la facturation de ses prestations. C'est surtout le cas dans les domaines liés aux prestations de services et prestations virtuelles. Malheureusement les termes de paiements indiqués dans le devis sont très rarement respectés, les clients pendant à la bienveillance du fournisseur qui laissera couler quelques jours le temps de reflouer une trésorerie plus favorable. C'est le principal cauchemar des entrepreneurs et l'usage veut que le patron des start up passe un temps infini à relancer par tous les biais possibles les clients pour enfin obtenir l'utlime paiement de clôture de dossier. Désabusés, ils finissent souvent par renoncer à être payés ou choisissent une manière plus contraignante d'y parvenir en passant par des professionnels du recouvrement qui pendra en général des commissions de 15% sur les sommes récupérées. Un intermédiaire rentable consiste à faire appel à une télésecrétaire qui organisera de manière amicale les relances d'impayés et sera en mesure de contacter le client en direct pour trouver un compromis favorable.
2. La secrétaire indépendante peut trier pour vous des CVs
Si vous êtes patron d'une start up ambitieuse, nul doute que vous allez avoir pour mission de recruter du personnel et vos premiers éléments de qualité. Cette mission de premier choix ne peut pas être envisagée dans une contexte de pression temps qui vous ferait négliger potentiellement des candidats de qualité. La secrétaire indépenante peut fournir un soutien RH de premier choix en proposant par exemple de faire une première sélection de CV qualitatifs sur le base de critères explicites que vous auriez formulés. Elle peut ensuite dans la même logique organiser l'arrivée et les passages des candidats en entretien (Prise de rendez-vous, envoi des données logistiques, suivi des candidats, accueil, envoi des comptes-rendus d'entretiens....). Un temps certain épargné.
3. La secrétaire indépendante peut préparer vos comptes rendus de réunion.
Une entreprise, c'est aussi des moments de partage de stratégie, de concertation avec ses employés, de mind mapping, de brainstorming et de belles idées à convertir en actions concrètes. Difficile de réfléchir efficacement lorsque son attention est prise à 100% à la restitution de ce qui est dit durant le forum. Il est donc fort intéressant dans les réunions d'informations ou réunions créatives de faire appel à une télésecrétaire pour restituer un compte-rendu impeccable des propos énnoncés pour diffusion et suivi pour les équipes concernées.
4. La secrétaire indépendante peut mettre en forme vos présentations professionnelles.
Si vous êtes chef d'entreprise, vous êtes très très souvent amené à "pitcher" votre offre, à présenter votre entreprise à vos prospects et à adapter vos présentations pour plus d'impact dans votre message. Rien de plus classique mais à moins d'être un passionné de design ou d'être en agence de publicité, vous allez y passer des heures et des heures de mise en forme qui vous auriez pu mettre à profit dans l'amélioration de vos process internes ou encore dans la créativité et mise à plat de vos enjeux stratégiques pour les futures présentations investisseurs.
Le message est simple, libérez vous des tâches chronophages pour vous concentrer sur les actions à forte valeur ajoutée qui donneront plus de sens à votre projet.