La question du matériel à posséder pour démarrer comme secrétaire indépendante en auto-entrepreneur ou seule depuis chez soi est souvent traitée de manière un peu superficielle par les références du secteur. C’est bien dommage car c’est une question absolument récurrente et légitime. On se propose ici de faire un tour d’horizon sur une sélection de matériel qui répond aux premiers besoins tout en étant d’un abordable.

 

1. Votre principal outil de travail, un bon PC portable.

En effet, vous allez à priori passer le plus clair de votre journée sur votre ordinateur portable, que ce soit à la maison ou chez le client. Il convient donc que ce dernier réponde à certaines exigences comme une forte autonomie, une rapidité exemplaire, une bonne résolution et des performances bureautiques infaillibles.

Ici notre choix se portera sur un Asus chromebook tactile et convertible.

 

              

 

2. Une excellente souris orthopédique pour les activités de secrétariat

Dans ce métier comme dans beaucoup de métiers administratifs, on entend souvent parler du TMS – Trouble-musculo-squelettique ou encore appelé le syndrome de la souris. Cette tendinopathie apparaît après une longue succession d’un geste répétitif, très fréquent dans les métiers de bureau. Comme l’illustre l’image ci-dessous la souris orthopédique bien que peu conventionnelle est nettement plus adaptée à l’usage intensif d’une posture prolongée et permettra une détente du muscle pour éviter les problèmes de torsion et douleurs.
 

Nous recommandons la souris sans fil TM137U modèle vertical.

 

    

 

3. Le cache écran de confidentialité - un indispensable absolu souvent oublié 

Dans le cadre de vos missions nomades, vous pouvez être amenée à travailler chez un client ou même quelque fois en espace de co-working, laissant votre poste de travail à la vue de tout individu. Or, comme vous le savez, vous garantissez dans vos conditions générales de prestations de services une parfaite confidentialité des données sur lesquelles vous travaillez. Ainsi il est fortement recommandé de se doter d’un écran de confidentialité qui permet de cacher le contenu de l’écran à n’importe quelle personne n’étant pas parfaitement alignée devant le poste utilisateur. Par exemple, placez de cache écran sur votre PC portable sans le train et la personne assise à côté de vous sera parfaitement incapable de lire ce qu’il y a sur votre écran.

 

 

                          

 

4. Pour porter tout ce beau petit matériel, un sac à dos business.

Pour ce type de matériel, pas de compromis sur la qualité. Il faut du solide, du robuste et des choses bien conçues pour vous protéger et protéger votre matériel. Ici nous choisissions de nous orienter vers une marque ayant fait ses preuves : Samsonite.
Bien évidemment prenez garde d’adapter la taille de votre sac à dos à la taille de votre PC. Ici pour notre sélection nous nous assurons donc que le sac puisse en effet être adapté pour un pc 14 pouces.

 

 

               

 

5. Des clés USB forte capacité.

Pas besoin d’élaborer outre mesure sur cet incontournable absolu. En effet, vous allez être amenée à échanger des documents avec vos clients, vous allez devoir sauvegarder des contenus et les proposer pour « livraison ». Certains clients préfèreront des échanges via cloud avec des solutions 100% en ligne, d’autres opteront pour des moyens plus traditionnels comme les échanges via clés USB. Notre proposition, un lot de 5 clés USB différents coloris 32G. 

 

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6. Un bon casque audio adapté au télésecrétariat utile pour la permanence téléphonique tout en préservant confort et qualité d'écoute.

Le casque Audio est l’un des autres outils clés de la secrétaire indépendante. De préférence le choisir avec une forme ergonomique, anti-bruit sur un rayon conséquent et avec un micro de qualité. Il sera essentiel pour les prises d’appels et permanences téléphoniques. Une secrétaire indépendante peut recevoir jusqu’ à 200 appels par jour. On comprend qu’il s’agit ici de choisir du matériel confortable et efficace.

Notre choix se porte ici sur un téléphone Bluetooth antibruit avec une capacité en charge de 17h de conversation et jusqu’à 15h sur le mode musique. Le temps de chargement est de 2H. Il aura l’avantage d’être léger et connecté USB à vos appareils mobiles.

 

             

 

7. Une webcam de qualité indispensable pour vos vidéoconférences et conférences zoom. 

Selon votre équipement, vous n’avez pas forcement de webcam. Si tel est le cas nous vous invitons à vous procurer cet outil, très utile notamment pour les sessions de prises de contact avec votre prospect ou simplement les sessions d’échanges pour le suivi des missions. Voir la personne donne un côté plus humain à la relation et c’est ce qui pourra vous distinguer de la masse des autres secrétaires.

Ici nous recommandons un modèle simple avec correcteur de luminosité, micro intégré, clip rotatif, une résolution suffisante de 2Méga Pixels, réduction du bruit jusqu’à 8m pour un confort sonore avec une installation rapide (moins de 5 min, sans logiciel).

 

               

 

En espérant que ce kit des essentiels vous permette d’être prête pour votre nouvelle activité, toute l’équipe SIO vous souhaite succès et réussite dans cette nouvelle entreprise. 
PS : Il ne s'agit ici que de recommandations utiles pour vous aider à démarrer. Vous êtes évidemment libres de sélectionner le matériel et le fournisseur de votre choix. 

Pour trouver des conseils précieux sur votre aventure entrepreneuriale, la vente de services en lignes et vos prestations de services comme secrétaire freelance, rejoignez ces réseaux : Conseils précieux pour secrétaire indépendante.