Dans une société, il est possible que patron et employés se retrouvent sous une masse inattendue de travail. Bien entendu, selon la structure, une ou plusieurs secrétaires peuvent déjà être en place. Mais malgré les efforts fournis, une aide administrative supplémentaire peut s’avérer nécessaire. Pourquoi alors ne pas appeler une secrétaire indépendante ?

Qu’est-ce qu’une aide administrative ?

Comme son nom l’indique, une aide administrative sera une personne spécialement destinée à aider dans le flux administratif que peut recevoir une entreprise. Attention à ne pas confondre aide administrative, qui implique une période ponctuelle et une intervention à un moment stratégique, et une assistante administrative qui s’occupe de l’aspect administratif toute l’année.

En effet, une aide administrative peut être particulièrement importante à certaines périodes comme durant les bilans comptables afin d’organiser et de classer les données, suite à une période d’activité particulièrement intense pour faire le tri dans les devis ou les factures ou encore lors de la reprise ou de la fin d’une activité.

Une aide administrative peut aussi être importante pour le particulier qui se retrouve perdu dans ses papiers ou ses démarches. Souvent, pour un particulier, le tri et le rangement de documents administratifs est un problème. En effet, on ne sait pas toujours comment s’organiser ni comment garder certains documents.

Pourquoi prendre une secrétaire indépendante  pour faire ce rôle est une bonne idée ?

Plusieurs raisons amènent à penser qu’il est fort judicieux de préférer une secrétaire indépendante pour mener à bien le poste d’aide administratif.

Dans un premier temps, les secrétaires indépendantes se sont, dans leur formation initiale, à de nombreuses reprises retrouvées confrontées à gérer la partie administrative d’une entreprise.

Dans un deuxième temps, une secrétaire est polyvalente. Elle est donc capable certes de gérer ce flux intense et périodique, mais surtout sera capable, si la situation l’impose, de gérer un public entrant, un standard téléphonique, une saisie de données urgente, bref, d’intervenir sur le vif à un autre poste clé qui serait en carence.

Une secrétaire indépendante est donc son propre patron, qui sera payée à l’heure, à la journée ou à la tâche, ce qui reviendra forcément moins cher aux entreprises que de prendre un employé CDD, voire en intérim. En effet, le devis qui sera effectué par la secrétaire indépendante sera clair. Il n’y aura pas besoin de rajouter l’URSSAF, prime de précarité ou autre charge à rajouter.

Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante peut faire de plus ?

Il faut savoir que la plupart des entreprises qui proposent une aide administrative font déjà appel à des secrétaires justement pour la polyvalence dont elles savent faire preuve.

Le fait d’avoir un tarif clair et précis adapté aux entreprises est aussi clairement un élément important dans le choix d’une aide administrative.

Mais on peut aussi parler du fait que les secrétaires indépendantes peuvent travailler depuis leur domicile en télétravail. Concrètement, elles peuvent externaliser le travail administratif, ce qui est un point important pour les entreprises qui ne disposent pas forcément d’un local prévu pour le travail administratif, mais qui permet aussi de laisser aux personnes qui travaillent sur place de se sentir libérées de cette charge.

Comment travaillent les secrétaires indépendantes ?

Lorsqu’une société prend contact avec une secrétaire indépendante comme nous l’avons vu, ils peuvent choisir plusieurs tâches : soit sa polyvalence sur la journée, soit un nombre d’heures déjà établies, mais ils peuvent aussi choisir la formule d’une prestation à la tâche.

Dans le cas d’une aide administrative, avant de demander un devis, il est nécessaire de mettre clairement les demandes par écrit. En effet, plus les tâches seront clairement indiquées, plus le devis sera précis et la secrétaire pourra vous faire gagner du temps.

Bien entendu, une secrétaire indépendante malgré toutes ses qualités aura besoin d’une ligne précise à suivre suivant vos besoins et vos attentes, à moins que vous ne décidiez de vous fier complètement à son expertise. Dans tous les cas, il faut tout de même détailler vos attentes.

Comment trouver une secrétaire indépendante pour faire de l’aide administrative ?

Il n’est pas forcément évident de prendre quelqu’un pour quelques heures, voire quelques jours en toute confiance si vous n’avez jamais collaboré avec elle auparavant.

Voilà pourquoi les différentes méthodes d’aujourd’hui sont si intéressantes. En effet, vous pouvez choisir de faire confiance à vos collaborateurs ou de choisir le bouche à oreilles comme méthode de recrutement, cependant, cette méthode compte un gros désavantage : vous ne connaitrez que les personnes déjà établies et vous risquez de passer à côté de nouvelles secrétaires qui arrivent sur le marché.

Vous pouvez également passer par des plateformes spécialisées pour les Freelancers qui mettent en avant les commentaires des clients mais aussi les spécialités de chaque membre inscrit. Ainsi, vous pourrez voir si la secrétaire indépendante choisie est oui ou non une spécialiste de l’aide administrative, quel programme informatique elle maîtrise, quel langue elle parle, quel diplôme elle a obtenu, etc.

Vous pouvez aussi passer par des agences de mise en relation avec des secrétaires indépendantes, cependant, cette solution est souvent plus chère.

Vous pouvez aussi rechercher directement via Google afin de trouver les sites des secrétaires indépendantes qui officient dans la zone géographique qui vous intéresse.

Peut-on s’assurer que le travail administratif est bien fait

Bien entendu, une fois le prestataire choisi, le devis validé et le travail envoyé, vous souhaitez vous assurer que le travail sera en accord avec vos attentes.

Si vous avez décidé de choisir une secrétaire indépendante qui s’emploie en télétravail, vous avez la possibilité de lui demander de partager son avancée avec vous en temps réel via le partage d’écran, vous pouvez aussi lui demander de faire un rapport régulier des progrès afin de savoir de quelle manière son travail évolue.

Vous pouvez aussi demander à la secrétaire indépendante de travailler en binôme avec la secrétaire généralement en charge de vous aider  sur l’administratif et ainsi de progresser en équipe.

Mais vous pouvez aussi faire confiance à votre instinct qui vous a poussé à choisir une secrétaire indépendante professionnelle et qualifiée pour vous permettre de vous charger des autres occupations de la journée.