Sur internet, vous trouvez toutes les offres possibles et en matière d'externalisation de tâches administratives, les chefs d'entreprises doivent dedoubler de vigilance pour recruter la professionnelle qui correpondra vraiment à leur besoin quitte à y mettre le prix. 

Dans un monde où les nouveaux besoins émergent et la productivité règne dans tous les conseils d'administration et préparations de business plans, les chefs d'entreprises se doivent de se concentrer sur la valeur ajoutée qu'ils sont capables d'apporter aux projets qu'ils portent en acceptant d'externaliser les tâches chronophages des structures. Cette nouvelle pratique est monnaie courante et les entrepreneurs saisissent l'occasion de bâtir sur les bons concepts enseignés dans le livre "La semaine de 4 heures" qui ose pour la première fois recommander et encourager cette pratique aux yeux du monde entier. Depuis ce coup de pub magistral sur le métier, les profils et offres de secrétariat ont explosé avec différents types de prestations, souvent trop vagues qui peuvent amener les mandataires sur de fausses pistes sur la réalité de ce qui va être délivré.

1. Un assistant virtuel : la solution d'externalisation administrative la moins chère mais la plus risquée.  
 

Lorsque l'on fait un calcul très simple, recruter une secrétaire traditionnelle n'est pas un coût dérisoire pour une entreprise qui doit considérer des charges patronales et autres assurances spécifiques pour respecter les règles du droit du travail français. La plupart des entreprises aujourd'hui, notamment les start ups ont un modèle economique basé sur l'automatisation des process et n'ont donc pas besoin de cette ressource en interne dans la structure même de la société. En revanche, pour des missions très spécifiques comme la complétion de tableaux excel ou la mise en forme de documents sur des formats spécifiques et carrés, il est inutile de mobiliser une ressource interne. La solution qui se présente alors est de recruter un assistant virtuel qui va être capable de prendre en charge la tâche sous réserve de suivre un brief très clair et complet qui ne laisse pas une seule once de place à la confusion. La mission doit donc être simple. Très simple. A noter de surcroît que pour des raisons de coûts, le personnel qui officie derrière ces fameux assistants virtuels vient souvent de pays ou îles francophones comme Madagascar ou l'île Maurice par exemple. En termes de coûts il faut compter entre 9 et 15 euros de l'heure HT pour aller jusqu'à des forfaits mensuels tout compris à moins de 500e HT par mois. Un excellent prix donc pour des missions qui toutefois peuvent montrer une exécution très pauvre si les briefs sont mal compris par les personnes en charge d'exécuter la prestation de services. 

2. Les secrétaires indépendantes professionnelles pour des compétences clés particulières. 

Indéniablement, les besoins en termes d'externalisation administrative évoluent. Par exemple les chefs d'entreprises et entrepreneurs ne se contentent plus de missionner des professionnels sur des tâches d'archivages ou de prises de rendez-vous qui étaient les missions historiques du métier de secrétaire mais vont désormais bien au délà en suivant l'évolution des métiers traditionnels. Par exemple, votre médecin ou votre avocat demain auront peut être dans leur main droite ou sur leur bureau un microphone, pour dire à haute voix les comptes-rendus de leur diagnostics ou les essais sur la défense de leur client. L'idée derrière est de pouvoir fournir les bandes audio à des secrétaires indépendantes capables de retranscrire les fichiers audio en textes pour mettre en propre et consigner les préparations. Ceci permet en outre aux professionnels de le rester tout en gardant un historique carré des travaux effectués en se concentrant sur la valeur ajoutée ultime qu'ils apportent à leur métier. Pour ce type de mission de plus haut niveau , des compétences particulières sont exigées comme par exemple une capacité d'écoute et un matériel adaptés à la mission ou encore une qualité de rédaction dans la langue française irréprochable. Ces secrétaires indépendantes haut de gamme travaillent en parfaite autonomie mais ont un coût certain. Il faut compter entre 30 et 45 euros de l'heure HT pour une prestation qui en revanche sera parfaitement exécutée et encadrée par des conditions générales de prestations de services. 

Pour trouver des profils de secrétaires indépendantes qualifiées et haut de gamme, rendez vous ici.